事業(yè)單位文秘專業(yè)知識—秘書工作的特征與規(guī)律

　　一、秘書工作的特征

　　(一)秘書工作的本質特征

　　秘書工作與其他工作的本質區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。其具體體現(xiàn)為：(1)所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪里，其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。(2)能夠參加領導班子的各種會議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權。(3)秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據(jù)領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。

　　(二)秘書工作的一般特征

　　秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特征是由其本質特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：(1)政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。(2)被動性。主要體現(xiàn)為兩點：一是秘書的工作根據(jù)領導的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔。(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。(4)事務性。這是由秘書部門所處理的工作內容來決定的。(5)靈活性。這是因為秘書工作經常會遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。

　　二、秘書工作的規(guī)律

　　(一)秘書工作的基本規(guī)律

　　1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎

　　秘書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關系。其中，領導工作的“需求”居于支配和主導地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎。

　　2.秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件

　　由于領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的范圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務。隨著新時期的發(fā)展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨復雜化，因此，秘書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。

　　3.滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進秘書工作的根本動力

　　設立秘書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化，將會對秘書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發(fā)展。所以，滿足領導工作的需求是推進秘書工作的根本動力。

　　4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志

　　領導者對于綜合輔助性服務的期望是“沒有，只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對秘書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，秘書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志。

　　秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規(guī)律，正視秘書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。

　　(二)秘書工作的具體規(guī)律

　　秘書工作具體規(guī)律實質上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點：

　　1.秘書參謀活動的規(guī)律

　　所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應當注意以下規(guī)律性認識：(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。(3)秘書參謀內容必須與領導決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領導決策特征相適應。

　　2.辦公室日常運轉的規(guī)律

　　辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規(guī)律： (1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質量和效率意識。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

　　3.秘書寫作活動的規(guī)律

　　寫作作為秘書人員的一項經常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認識： (1)秘書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。(2)秘書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協(xié)調。(5)秘書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。

　　秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對于推動領導工作，實現(xiàn)領導職能起著舉足輕重的作用。

　　此外，在秘書調研、公務督查、綜合協(xié)調、會議服務、信息服務等秘書專項活動中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復雜的工作內容，摸索和掌握秘書工作的內在規(guī)律，并自覺用于指導實踐活動。

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（責任編輯：李明）